Pertanyaan di atas cukup menggelitik, mengingat banyak kalangan masih menganggap bahwa video conference masih merupakan perangkat komunikasi yang mahal dan membutuhkan bandwidth besar. Sejumlah pebisnis UKM memanfaatkan aplikasi video conference berbasis social network dan mobile. Namun tidak adanya QoS dan keterbatasan bandwidth di sejumlah daerah di Indonesia sering menjadi hambatan untuk melakukan komunikasi tatap muka jarak jauh secara lancar.

Selain itu, aplikasi video conference berbasis social network tersebut umumnya memiliki fitur yang terbatas, sehingga kita tidak bisa melakukan presentation sharing dan pengaturan komunikasi yang efektif untuk masing2 peserta. Sebagaimana peruntukannya yaitu social network, maka penggunaannya pun lebih tepat untuk komunikasi di kalangan sosial. Melakukan implementasi video conference yang berbasis Enterprise, bukan merupakan pilihan yang tepat bagi para UKM, mengingat biaya sistem yang cukup mahal dan tingginya bandwidth yang digunakan.

Sebelum melangkah lebih lanjut, perlu dikaji sejauh mana peranan video conference untuk mendukung bisnis UKM. Bagi sejumlah UKM berbasis tradisional dengan hanya berlokasi di satu titik tertentu, video conference bukan merupakan solusi komunikasi yang diperlukan. Komunikasi dengan pelanggan berlangsung via telpon, email, dan social networking, serta mampu dikendalikan dari satu titik lokasi bisnis mereka. Namun sejumlah UKM melakukan pengembangan bisnis, sehingga mereka perlu memiliki cabang di sejumlah lokasi. Apabila jumlah cabang sudah lebih dari 5 (lima) lokasi, maka koordinasi dengan cabang2 setempat merupakan hal krusial dan video conference menjadi model komunikasi yang perlu dijalankan.

Apa saja yang bisa diperoleh dari penerapan video conference bagi UKM? Video conference adalah hal yang berbeda dengan CCTV. Dengan video conference, pebisnis UKM bukan hanya melakukan komunikasi dengan cabang2 mereka, namun juga mampu melakukan koordinasi terhadap perencanaan, program, dan kegiatan2 yang dijalankan. Misal, diskusi mengenai topik tertentu, pengenalan produk atau program baru, pelatihan, koordinasi pemasaran, dan evaluasi terhadap hasil yang dicapai sehari2. Tanpa perangkat video conference, pengusaha UKM harus melakukan perjalanan rutin ke semua cabang dalam periode tertentu.

Salah satu kunci keberhasilan bisnis UKM adalah melakukan kontrol yang ketat terhadap sejumlah aspek krusial, seperti keuangan, pemasaran, pelayanan pelanggan, kontrol produksi, dan hubungan dengan staf/pelanggan. Komunikasi intensif melalui video conference akan sangat membantu para UKM untuk melaksanakan hal2 tersebut. Pertanyaan berikutnya adalah model video conference yang seperti apa yang dibutuhkan oleh UKM? Apakah cukup dengan menggunakan video conference berbasis social network, seperti Skype, Line, Google Hangout, dll?

Para pelaku UKM membutuhkan video conference berbandwidth rendah dengan biaya operasional rendah, namun memiliki fitur2 berkelas, seperti presentation sharing, recording, moderator, dan pengaturan resolusi sesuai kebutuhan bandwidth. Fitur mobile (Android/IOS) juga akan menjadi nilai tambah tersendiri. Dengan demikian, beban para UKM tidak akan terasa berat saat melakukan komunikasi tatap muka jarak jauh dan berbagi presentasi (presentation sharing) dengan para cabang. Vmeet-Pro adalah salah satu aplikasi video conference yang bisa dipertimbangkan mengingat bandwidth rendah, biaya operasional rendah, serta fitur presentation sharing kelas enterprise yang bersaing. Mulai dari Rp. 1 jutaan/bulan, pebisnis UKM bisa melakukan komunikasi tatap muka jarak jauh dengan 5 (lima) lokasi yang berbeda, dari sabang sampai merauke, sepuasnya. Tanpa investasi perangkat server dan koneksi internet yang mahal. Cukup menggunakan perangkat Windows PC/notebook/Android smartphone yang sudah tersedia (minimal Intel core i3 untuk notebook dan Octa core untuk Android).

Benefit apa yang diperoleh oleh para UKM? Kecepatan komunikasi akan mempermudah koordinasi dan kontrol terhadap program2 kegiatan yang dijalankan. Alhasil, kegiatan produksi dan program2 pemasaran bisa berjalan lebih baik dengan hasil yang optimal. Para karyawan juga akan merasa lebih dekat dengan pimpinan mengingat lokasi jauh bukan merupakan hambatan untuk berdiskusi tatap muka dan melakukan koordinasi.

Siapkah Anda untuk melakukan koordinasi dengan cabang secara cepat, efektif, dan mudah serta bersaing dengan dunia usaha yang sangat kompetitif? Silahkan pertimbangkan video conference yang ideal untuk mempercepat kemajuan usaha UKM anda.

Gunawan Zuardi, Swiss German University Lecturer, May 2016